Privacyverklaring

Documenttype: Privacyverklaring
Doelgroep: B2C / zakelijke klanten (events)
Jurisdictie: Nederland / Europese Unie
Versie: v1.3
Datum: 24 september 2026
Verwerkingsverantwoordelijke: QuizX (eenmanszaak)

1. Definities

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon Verwerking: elke handeling met persoonsgegevens Betrokkene: persoon op wie gegevens betrekking hebben Verwerkingsverantwoordelijke: QuizX Verwerker: partij die namens QuizX persoonsgegevens verwerkt

2. Verwerkingsverantwoordelijke

QuizX, gevestigd aan Treubstraat 25, 2288 EH Rijswijk, Nederland, KvK: 64673804, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Contact: privacy@quizx.nl

3. Toepassingsbereik

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

gebruik van de website
aanvragen, offertes en boekingen
uitvoering van QuizX-events
communicatie en marketing

Niet van toepassing op:

afzonderlijke verwerkingen waarbij QuizX optreedt als verwerker (zoals beurscampagnes voor klanten)

4. Welke gegevens wij verwerken

4.1 Website en formulieren

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Bedrijfsnaam
Eventdetails

4.2 CRM en administratie

Contacthistorie
Offertes en facturen
Klantcommunicatie

4.3 Gepersonaliseerde quizcontent

Aangeleverde vragen en antwoorden over personen
Eventuele indirecte persoonsgegevens

4.4 Technische gegevens

IP-adres
Browser en apparaat
Websitegebruik (analytics)

4.5 Eventmateriaal

Teamnamen
Foto- en videomateriaal (indien van toepassing)

5. Doeleinden en rechtsgronden

Offertes en boekingen: Uitvoering overeenkomst
Eventuitvoering: Uitvoering overeenkomst
Klantcontact en support: Gerechtvaardigd belang
Marketing (bestaande klanten): Gerechtvaardigd belang
Nieuwsbrieven / downloads: Toestemming
Analytics: Toestemming
Herkenning van bezoekende organisaties (zakelijk): Gerechtvaardigd belang
Administratie: Wettelijke verplichting

6. Marketing en communicatie

Wij kunnen u benaderen voor:

opvolging van aanvragen en offertes
uitvoering en nazorg van events
reviewverzoeken en evaluaties
relatiebeheer
herhaalboekingen
vergelijkbare QuizX-diensten en aanbiedingen
updates, inspiratie en promotionele content

Bij bestaande klanten gebeurt dit op basis van gerechtvaardigd belang. Bij nieuwe contacten of nieuwsbrieven vragen wij toestemming. Elke marketingmail bevat een afmeldmogelijkheid.

7. Gepersonaliseerde quizcontent

Indien u gepersonaliseerde quizvragen of content aanlevert:

bent u zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van deze gegevens
garandeert u dat u bevoegd bent deze te delen
garandeert u dat deze geen gevoelige persoonsgegevens bevatten zonder toestemming

QuizX:

gebruikt deze gegevens uitsluitend voor uitvoering van de dienst
controleert deze inhoud niet inhoudelijk
bewaart deze maximaal 12 maanden, tenzij anders overeengekomen

8. Foto en video

Tijdens evenementen kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor promotionele doeleinden.

Gerechtvaardigd belang (zonder toestemming):

sfeerbeelden
overzichtsbeelden
quizmaster in actie
eventrecaps

Toestemming vereist:

close-ups
geposeerde foto’s
testimonials
promotiemateriaal

Bezoekers worden vooraf geïnformeerd en kunnen bezwaar maken op locatie of achteraf via e-mail.

9. Bewaartermijnen

Leads: max. 2 jaar
Klanten: 7 jaar
Eventdata: 1-2 jaar
Quizcontent: max. 12 maanden
Marketingdata: tot afmelding
Beursdata: max. 30 dagen
Herkenning bezoekende organisaties: gehashte bezoekkenmerken max. 90 dagen, organisatie- en bezoekgegevens max. 2 jaar

10. Delen met derden

Wij delen gegevens met:

Google Workspace
Notion (CRM)
Moneybird
WordPress hosting
E-mailtools (Resend)
Analytics tools (Google Analytics, Microsoft Clarity)
AI-dienst (Anthropic) voor samenvattingen van zakelijke organisatiegegevens

Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van QuizX.

Na uw toestemming voor marketingcookies ontvangen ook advertentieplatformen meetgegevens over uw bezoek en een eventuele aanvraag (zoals een paginabezoek of het versturen van een formulier), zodat wij onze advertenties kunnen meten: Google (Google Ads), Meta (Facebook en Instagram), Microsoft (Microsoft Advertising) en OpenAI (advertenties in ChatGPT). Bij OpenAI gaat daarbij ook een versleutelde (gehashte) versie van het e-mailadres of telefoonnummer uit het formulier mee, zodat een aanvraag aan een advertentieklik gekoppeld kan worden; het adres zelf wordt niet meegestuurd. Deze partijen verwerken die gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, onder hun eigen privacyvoorwaarden.

11. Internationale doorgiften

Sommige partijen zijn gevestigd buiten de EU. In dat geval gebruiken wij:

Standard Contractual Clauses (SCC’s)
aanvullende beveiligingsmaatregelen

12. Cookies en analytics

Wij gebruiken:

functionele cookies
analytische cookies
marketingcookies (na toestemming)

Analytics (Google Analytics, Clarity) worden alleen geplaatst na toestemming via de cookiebanner. Hetzelfde geldt voor de meetpixels van advertentieplatformen (Google Ads, Meta, Microsoft Advertising, OpenAI).

12.1 Herkenning van bezoekende organisaties

Om te zien welke organisaties interesse hebben in onze diensten, zoeken wij bij een bezoek aan quizx.nl of quizxarena.com in openbare IP-registers (zoals RIPE NCC) op bij welke organisatie het IP-adres van de verbinding geregistreerd is. Zakelijke internetaansluitingen koppelen wij daarnaast aan een organisatie via openbare DNS-gegevens van die organisatie (bijvoorbeeld de naam van haar mail- of VPN-server). Dat vullen wij eventueel aan met openbare gegevens uit het KVK-handelsregister en van de eigen website van de organisatie.

Hiervoor worden geen cookies geplaatst en geen gegevens op uw apparaat opgeslagen.
Het IP-adres zelf wordt niet bewaard. Wij bewaren alleen een versleutelde (gehashte) waarde om bezoeken te tellen; die wordt na 90 dagen verwijderd.
Verbindingen van particulieren (thuis- en mobiele aansluitingen) worden niet vastgelegd.
Wij stellen niet vast wie de bezoeker is. Voor een korte samenvatting per organisatie gebruiken wij een AI-dienst; daarbij gaan alleen zakelijke organisatiegegevens mee, geen gegevens van personen.

Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang: inzicht in zakelijke interesse voor onze diensten. U kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@quizx.nl.

13. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen, waaronder:

toegangsbeperking (need-to-know)
beveiligde verbindingen (SSL/TLS)
tweefactorauthenticatie
gebruik van betrouwbare platforms

14. Rechten van betrokkenen

U heeft recht op:

inzage
correctie
verwijdering
beperking
bezwaar
dataportabiliteit

Verzoeken via: privacy@quizx.nl Reactietermijn: max. 1 maand U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op personen onder de 16 jaar zonder toestemming van ouders of school.

16. Verwerker-rol (beurscampagnes)

Bij specifieke projecten (zoals beursacties) kan QuizX optreden als verwerker. In dat geval:

verwerken wij gegevens uitsluitend namens de klant
gebruiken wij deze niet voor eigen doeleinden
verwijderen wij deze binnen 30 dagen

17. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat op de website.